170 Document Control jobs in Indonesia

Kualifikasi :

1. Usia : max 35 Tahun

2. Pendidikan : min. Diploma 3 Teknik Industri

3. Pengalaman Kerja : min. 3 Tahun dibidang DC (Document Control)

4. Paham terkait HSE, Quality Assurance, Quality Control, ISO 9001:2015.

5. Hard Skill yang harus dimiliki : Analisa data , manajemen data (mengelolah, memproses, dan menganalisa), mengoperasikan komputer dan perangkat lunak (Microsoft Office : Word, Excel, Powerpoint)

6. Soft Skill yang harus dimiliki : Komunikasi baik, problem solving, Detail Oriented

7. Penempatan : Cikande, Banten.

Job Responsibilities

1. Manage and maintain document control systems, ensuring accurate and organized storage of all document.
2. Oversee document review, approval and distribution processes in compliance with GMP / HACCP / ISO 9001 / ISO 22000 standards or government regulations.
3. Maintain document control and ensure data integrity and confidentiality.
4. Ensure that all document are up-to date, appropriately numbered, title and formatted.
5. Assist in the preparation and management of internal and external audit related document control.
6. Coordinate with various department to collect organize and archive documents for easy.

Job Requirements:

1. Bachelor's degree in any field, additional education in office administration or related field is a plus.
2. Minimum of 2 – 3 years of experience handling document control and external audit for ISO 9001.
3. Proficiency in Microsoft Visio and Microsoft Office (Word, Excel, Vlookup, Outlook, Power Point).
4. Strong understanding of compliance and certification processes.
5. Proven experience in document management system and management representative.
6. Strong attention to detail and organizational skills.
7. Strong communication and interpersonal skills to work effectively with internal teams and external  auditors.
8. Good communication skills and ability to work independently and manage multiple tasks simultaneously.
9. Willing to be place in Head Office Ranch Market Pesanggrahan. Kembangan Selatan. West Jakarta.

Tugas dan Tanggungjawab

1. Document Management

• Mengendalikan distribusi, revisi, dan penyimpanan semua dokumen mutu ISO 9001:2015 (Quality Manual, SOP, Work Instruction, Form, Rekaman).
• Memastikan dokumen terbaru tersedia di titik penggunaan & menarik dokumen yang sudah kadaluarsa.

2. Document Revision Control

• Mengawasi revisi dokumen, memastikan log perubahan terdokumentasi.
• Menarik/memusnahkan dokumen usang untuk mencegah penggunaan yang salah.

3. Filing & Archiving

• Menyimpan dan mengarsipkan dokumen mutu serta quality records sesuai kebijakan retensi.
• Menjaga keamanan, keterlacakan, dan kemudahan akses dokumen.

4. Audit Support & Compliance

• Menyiapkan dokumentasi untuk audit internal & eksternal (sertifikasi ISO, surveillance, customer audit).
• Membantu tindak lanjut corrective & preventive action (CAPA).

5. Cross Department Coordination

• Berkoordinasi dengan semua departemen untuk pembuatan, revisi, dan sosialisasi dokumen.
• Memberikan pelatihan/sosialisasi dasar terkait sistem dokumentasi ISO.

6. Digital Document Systems

• Mengoperasikan Document Management System (DMS/ERP/SharePoint/EDMS).
• Memastikan backup rutin & perawatan sistem digital.
• Mendukung transformasi digital dokumentasi perusahaan.

7. Continuous Improvement

• Berperan aktif dalam pengembangan & penyempurnaan sistem dokumentasi.
• Mendukung integrasi dengan sistem manajemen lain (ISO 14001 Lingkungan & ISO 45001 K3).

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 (Administrasi, Teknik Industri, Manajemen, atau bidang terkait).
• Pengalaman minimal 2 tahun di Document Control/QA, lebih disukai dari industri manufaktur/metal/aluminium.
• Menguasai ISO 9001:2015 (wajib), pemahaman ISO 14001 & ISO 45001 menjadi nilai tambah.
• Familiar dengan sistem digital: Microsoft Office (Excel, Word, Outlook), ERP/QMS, atau DMS (SharePoint, EDMS).
• Detail-oriented, teliti, rapi, dan mampu menjaga kerahasiaan dokumen.
• Komunikatif, mampu bekerja lintas departemen, dan memiliki integritas tinggi.
• Bahasa: Mampu berbahasa Inggris (lisan & tulisan)
• Sertifikasi Internal Auditor ISO menjadi keunggulan tambahan.
• Penempatan Plant Cibitung, Bekasi.

Tugas & Tanggung Jawab

• Mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan seluruh dokumen proyek (engineering, kontrak, teknis, administrasi) sesuai prosedur perusahaan.
• Menyusun dan memastikan penerapan Document Control Procedure pada setiap proyek konstruksi.
• Melakukan registrasi, pengkodean, serta updating status dokumen (incoming & outgoing).
• Menjaga kerahasiaan dokumen dan memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses.
• Mengontrol revisi dokumen, termasuk mengganti versi lama dengan yang terbaru dan menjaga histori revisi.
• Berkoordinasi dengan tim proyek, engineer, procurement, dan pihak eksternal (klien, kontraktor, vendor) terkait distribusi dokumen.
• Memastikan seluruh dokumen memenuhi standar perusahaan, kontrak, dan persyaratan klien.
• Menyusun laporan dokumentasi secara periodik kepada Project Manager atau atasan terkait.
• Melakukan pengarsipan fisik maupun digital secara sistematis agar mudah diakses saat diperlukan.
• Membantu dalam proses audit internal maupun eksternal terkait dokumentasi proyek.

Required Knowledge, Skills, And Abilities

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Administrasi, Teknik, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 3 tahun di posisi Document Control pada proyek konstruksi, Oil & Gas, Petrochemical, atau Power Plant.
• Menguasai Microsoft Office dan sistem dokumentasi (Aconex/SharePoint/atau sejenisnya).
• Memahami proses kontrol revisi dokumen, numbering system, serta alur distribusi dokumen proyek.
• Bersedia ditempatkan di lokasi proyek (site) sesuai kebutuhan perusahaan.

Job Description

• Menerima, mencatat, menyimpan, dan mendistribusikan dokumen proyek atau perusahaan sesuai prosedur yang berlaku.

• Mengklasifikasikan dokumen berdasarkan jenis, tanggal, proyek, atau kategori lainnya.

• Mendistribusikan dokumen kepada pihak terkait secara tepat waktu dan sesuai kebutuhan proyek.

•  Menyimpan bukti distribusi dan penerimaan dokumen.

• Memberikan laporan weekly progress kepada customer dan menyampaikan informasi dari customer ke internal perusahaan.

• Memastikan pendistribusian dokumen eksternal ke internal berjalan dengan baik.

• Terbiasa menghandel dokumen tender

• Memastikan dokumen yang digunakan untuk operasional sudah sesuai dengan update terbaru.

Requirements

• Minimum S1 Manajemen, Teknik Industri

• Memiliki pengalaman Min. 2 tahun.

• Terbiasa dengan Ms. Office & Project.

• Memahami Design, ASME & API Standart, Lean Manufacturing & PDCA lebih disukai.

•  Aktif bahasa Inggris merupakan nilai plus

• Bersedia ditempatkan di H0 – Jakarta Utara

Role Summary

The Document Controller is responsible for managing, controlling, and maintaining all documents and records related to the company's ISO management systems (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, or others as applicable). This role ensures that all documents, including manuals, procedures, work instructions, and records, are accurate, up-to-date, and easily accessible to authorized personnel. The Document Controller plays a key role in supporting compliance with ISO requirements, facilitating internal and external audits, and providing technical assistance to employees regarding document control processes.

Role Responsibilities

• Assist in creating, updating, and organizing ISO-related documents (procedures, work instructions, forms, etc.).
• Support the distribution and filing of controlled documents (hardcopy & softcopy).
• Help maintain the Document Master List under supervision of the Document Controller.
• Assist in collecting, labeling, and archiving records such as inspection reports, incident logs, or audit results.
• Ensure documents and records are properly stored and easily retrievable.
• Support the digitalization of documents into the company's intranet or database system.
• Assist in preparing documents required for internal or external audits.
• Support the team in reviewing audit findings and documenting corrective actions.
• Observe and learn about ISO compliance requirements within the company.
• Provide assistance in data entry, documentation logs, and report preparation.
• Assist in tracking document revisions and version control.
• Support the preparation of presentations or reports for management review.
• Participate in training sessions and awareness programs about ISO documentation and QHSE systems.
• Learn and apply document control procedures in line with ISO 9001, ISO 14001, and ISO 45001.
• Gain hands-on experience in document control best practices and company procedures.
• Suggest ideas to improve document organization and accessibility.
• Assist in identifying simple gaps or inefficiencies in documentation flow.
• Support initiatives to enhance knowledge sharing within the team.

Role Requirements

• Final-year student or fresh graduate in Public Health, Industrial Engineering, Environmental Engineering, Administration, or related fields.
• Basic knowledge of ISO management systems (ISO 9001, ISO 14001, ISO is an advantage.
• Familiar with office administration and documentation processes.
• Ability to communicate in English (spoken and written) for documentation and reporting purposes.
• Basic understanding of filing systems (hardcopy and electronic).

Come join with Legrand

Qualifications :

• Candidate must possess at least Diploma, Bachelor's Degree in Engineering (Mechanical, Industrial/Civil), or equivalent.
• 1 year experience (Fresh graduates are welcome to apply)
• Have experience handle engineering documents, LDS, registration control drawing engineering
• Will be stationed at workshop Cikarang

Jobs Desc:

1. Manage, organize, and maintain project documentation (hardcopy & softcopy).

2. Control the flow of documents, correspondence, drawings, and reports between project teams,  subcontractors, and head office.

3. Ensure proper document coding, filing system, and easy retrieval of records.

4. Update and track document logs, register, and transmittals.

5. Support project team in preparing reports, letters, and other official documents.

6. Maintain confidentiality and security of all project-related documents.

Jobs Spec:

1. Minimum D3 / S1, preferably in Administration, Engineering, or related fields.

2. Minimum 3 years experience in document control at construction project sites is preferred.

3. Familiar with document control software/system and MS Office.

4. Detail-oriented, organized, and able to work under pressure. Good communication skills in English & Bahasa Indonesia.

5. Available to work in usual hours when required (weekend, evening, public holidays).

6. Project Location : Papua Site Project

Uraian Tugas :

• Mengontrol dan merapikan Document Management System (DMS).
• Membuat atau merevisi SOP, WI, dan Form sesuai kebutuhan.
• Membantu menjalankan prosedur pengendalian dokumen.
• Memasukkan data dokumen ke dalam master list dokumen serta memastikan data selalu terkini.
• Melakukan perubahan dokumen dengan membuat Permintaan Perubahan Dokumen (PPD) dan berkoordinasi dengan departemen terkait.
• Memastikan seluruh dokumen terdistribusi dengan baik.
• Menarik dan memusnahkan dokumen yang sudah kedaluwarsa.
• Bertanggung jawab untuk ikut melaksanakan Standar Keamanan Pangan dan melaporkan setiap masalah keamanan pangan kepada atasan.
• Selalu menerapkan prinsip K3, GMP, 5S, dan HACCP dalam pekerjaan sehari-hari.

Kualifikasi:

• Pendidikan minimal D3 Administrasi atau Manajemen.
• Pengalaman minimal 1 tahun di bidang yang sama (Fresh Graduate diperbolehkan melamar).
• Memahami pengendalian kualitas produk, GMP & HACCP.
• Mampu mengoperasikan komputer (MS Office).
• Mampu mengimplementasikan ISO 22000:2018.
• Memiliki ketelitian tinggi.
• Mampu bekerja sama dalam tim.
• Bersedia ditempatkan di Serang, Banten.